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Verwendung von Mailman-Listen

Allgemeines zu Mailman E-Mail-Listen an der Hochschule

Was ist eine Mailing-Liste?

Eine Mailing-Liste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen, an die dieselben Informationen geschickt
werden. Die eingesetzte Listen-Software „Mailman“ ermöglicht die komfortable Verwaltung von Mailing Listen. Benutzer können sich über verfügbare Listen informieren, selbstständig zu einer Liste als Mitglied hinzufügen, Ihre Mitgliedschaft wieder kündigen oder einfach nur den Empfang von E- Mails über die Liste für eine bestimmte Zeit (z.B. Urlaub) aussetzen.
Man unterscheidet grob zwischen Diskussionslisten, Newsletter und Mailing-Listen als Kontaktadresse. Der Hauptunterschied liegt an den Berechtigungen der Mitglieder (wer darf an eine Liste schicken, wer bekommt die Informationen von der Liste).



Diskussionslisten: Jedes Mitglied einer Liste kann sich an der Diskussion beteiligen und Beiträge an die Liste senden. Die Liste verteilt die Beiträge an alle Listenmitglieder.



Newsletter: Alle Mitglieder der Liste erhalten die Beiträge. Aber nur ein ausgewählter Benutzerkreis darf Beiträge an die Liste schicken.



Mailing-Listen als Kontaktadresse: Beliebige Personen können an die Liste schicken. Bei den Empfängern handelt es sich um einen ausgesuchten Benutzerkreis.

Der Listenserver der Hochschule ist ausschließlich für Diskussionslisten gedacht. Falls Sie einen besonderen Wunsch bezüglich einer Mailing-Liste haben sollten, melden Sie sich bitte unter der Adresse listserver@hs-regensburg.de.

Wer kann eine Mailing-Liste beantragen?

Eine Mailing-Liste beantragen können grundsätzlich Studierende und Bedienstete der Hochschule.

Wie wird eine Mailing-Liste beantragt?

Es genügt, eine E-Mail von der offiziellen Hochschuladresse an listserver@hs-regensburg.de zu senden, in der man den gewünschten Listennamen mitteilt.

Achtung: Listenanforderungen von externen Adressen werden nicht bearbeitet!!!

Zusätzlich zum Listennamen kann auch eine kurze Beschreibung des Verwendungszwecks mitgeteilt werden, der auf der Übersichtsseite (https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/) des Listenservers angezeigt wird.
Die Namensstruktur für Listennamen sieht in der Regel wie folgt aus:
<FACHBEREICHSKÜRZEL>_<FREIER TEXT>@lists.hs-regensburg.de
Der Beantragende bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Liste eingerichtet ist.

Welche Standard-Eigenschaften hat eine E-Mail Liste an der Hochschule?

Listeneigenschaften:

  • An die Liste schreiben können nur Abonnenten der Liste.
  • Die Listen sind grundsätzlich nicht moderiert.
  • Die Größe eines Listenbeitrags ist auf 3 MB begrenzt.
  • Die Laufzeit ist auf ein Semester beschränkt.
  • Listennamen sind sichtbar auf dem Listenserver Web-Interface

Welche Laufzeit-Beschränkungen für E-Mail Listen müssen beachtet werden?

Achtung: Die Laufzeit ist auf ein Semester beschränkt. Wird die Liste nicht durch eine formlose E-Mail an listserver@hs-regensburg.de verlängert, werden zum Semesterende alle Mitglieder entfernt und zum Anfang des nächsten Semesters die Liste vom Server gelöscht.

  • Entfernen der Mitglieder zum Ende des Sommersemesters am 01.09.
  • Löschen der nicht verlängerten Listen zum Anfang des Wintersemesters am 01.11.
  • Entfernen der Mitglieder zum Ende des Wintersemesters am 01.03.
  • Löschen der nicht verlängerten Listen zum Anfang des Sommersemesters am 01.05.

Ist zu jedem Semesterbeginn eine leere Liste gewünscht, sollte die Verlängerung nach dem Entfernen der Mitglieder erfolgen.
Wird eine Liste nur für ein Semester benötigt, braucht sich der Antragsteller nicht mehr weiter darum zu kümmern. Die Liste wird nach dem Ablauf der Verlängerungsfristen automatisch entfernt.

Welche Einschränkungen gibt es für Studierende?

Für Studierende wird keine Initialfüllung der Liste vorgenommen. Alle Abonnenten (auch der Beantragende selbst) müssen sich selbst, wie weiter unten beschrieben, in die Liste eintragen.

Erklärungen zur Web-Oberfläche des Listenservers

Übersicht über veröffentlichte Listen

Unter dem Link: https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/ finden Sie alle Diskussionslisten, die öffentlich auf dem Listenserver bereitgestellt werden (1). Falls vorhanden können Sie hier auch eine kurze Beschreibung der jeweiligen Liste sehen (2).

Mitglied einer Liste werden

Um einer E-Mail Liste beizutreten ist Folgendes zu tun:
Wählen Sie den Link https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/ und klicken Sie die entsprechende Liste an (siehe Abbildung oben (1)).
Unter dem Punkt „Abonnieren von <LISTENNAME>“ tragen Sie Ihre E-Mailadresse (1) und optional Ihren Namen (2) ein.

Wählen Sie ein Passwort(3)(4), die von ihnen gewünschte Sprache (5) und klicken Sie auf „abonnieren“. Nun erhalten Sie eine E- Mail mit weiteren Anweisungen von der Liste.

Sie müssen Ihre Aufnahme in die Liste, wie in der E-Mail beschrieben, bestätigen.
Sie können entweder über eine Antwort (2) auf die Abonnementsbestätigung Ihre Mitgliedschaft bestätigen oder über den Link (1) in der erhaltenen E-Mail. Der Link führt Sie zu folgendem Web-Dialog:

Nach der Bestätigung erhalten Sie eine Willkommensnachricht und sind Mitglied der Liste. Ab jetzt können Sie alle Funktion der Mailing-Liste nutzen und auch Beiträge an die Liste senden.

In der Willkommensnachricht erhalten Sie Hinweise, wie Sie die E-Mails an die Liste schicken können(1) und wo Sie Änderungen an Ihrem Abonnement vornehmen können(2). Zusätzlich finden Sie Ihr Passwort für die Listenzugehörigkeit(3).

E-Mails an eine Liste senden

Grundvoraussetzung ist es, dass Sie Mitglied dieser Liste sind. E- Mails von Nichtmitgliedern werden abgelehnt. Eine E-Mail Liste erreichen Sie unter der Adresse: <LISTENNAME>@lists.hs- regensburg.de. Sobald Ihre Nachricht an die Listenmitglieder erfolgreich verteilt wurde erhalten Sie eine Bestätigung über die Zustellung an die Liste.

Mitgliedschaft abbestellen

Um die Mitgliedschaft zu einer Liste zu kündigen sind folgende Schritte notwendig:
Besuchen Sie die Infoseite der entsprechenden Liste unter https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/<LISTENNAME>.
Geben Sie bei (1) die E-Mail Adresse an, mit der Sie bei dieser Liste Mitglied sind.

Sie werden nach Ihrem Passwort (2) gefragt.

Danach können Sie im Bereich „Abbestellen von LISTENNAME“ Ihr Abo kündigen.

Setzen Sie den Haken bei „Ja, Ich möchte das …“ und klicken Sie „Kündigung des Abos“. Sie erhalten eine kurze Bestätigung (mit dem „Betreff: Sie haben die Mailingliste „Listenname“ abbestellt“) per E- Mail, dass Sie die Liste verlassen haben. Somit haben Sie die Listenmitgliedschaft gekündigt und erhalten keine weiteren E-Mails mehr von der Liste.
Beachten Sie bitte: Falls Sie Ihr Passwort (siehe oben bei) nicht eingegeben haben und den Button(1) im Dialog „Kündigen des Abos“ gewählt haben, erhalten Sie eine E-Mailbenachrichtigung, die Sie bestätigen müssen, um die Liste zu verlassen.

Sie haben die zwei in der E-Mail beschriebenen Möglichkeiten. Entweder verwenden Sie den Link
oder Antworten wie beschrieben  auf die E-Mail.

Passwort anfordern

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich jederzeit über das Web-Interface von
Mailman ein neues zusenden lassen.
Besuchen Sie die Infoseite der entsprechenden Liste unter https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/<LISTENNAME>.
Geben Sie Ihre E-Mail Adresse(1), mit der Sie Mitglied in der Liste sind, ein und klicken Sie auf

„Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten“.

Klicken Sie auf „Passwort zumailen“. Sie erhalten umgehend eine E-Mail mit Ihrem Passwort.

Passwort ändern

Um das Passwort zu ändern besuchen Sie die Infoseite der entsprechenden Liste unter
https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/<LISTENNAME>.
Geben Sie Ihre E-Mail Adresse(1), mit der Sie Mitglied in der Liste sind, ein und klicken Sie auf

„Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten“.

Wählen Sie die gewünschte Sprache(1). Geben Sie Ihr Passwort(2) ein.

Anschließend können Sie Ihr Passwort ändern.

Listen-Optionen einstellen

Besuchen Sie die Infoseite der entsprechenden Liste unter https://listserver.hs-regensburg.de/mailman/listinfo/<LISTENNAME>.Geben Sie Ihre E-Mail Adresse(1), mit der Sie Mitglied in der Liste sind, ein und klicken Sie auf

„Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten“.

Wählen Sie die gewünschte Sprache(1). Geben Sie Ihr Passwort(2) ein.

Auf der darauffolgenden Seite haben Sie, wie schon beschrieben, verschiedenste Anpassungsmöglichkeiten. Sie können z. B. Ihr Passwort oder Ihre Mitgliedsadresse ändern. Zusätzlich finden Sie im unteren Bereich eine Auflistung aller Optionen, die Sie für Ihre Mitgliedschaft konfigurieren können.

Tipps für Listenmitglieder

  • Sie sollten bei Listenbeiträgen immer daran denken, dass Sie eventuell einen großen Personenkreis damit erreichen. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, dass Diskussionen sachlich und vor allem nicht beleidigend oder ausfallend geführt werden.
  • Falls Sie dem Absender eines Listenbeitrags direkt antworten möchten, achten Sie bitte auf die Empfängeradresse Ihrer Antwort, um versehentliche E-Mails an die Liste zu vermeiden.
  • Bei Problemen mit einer Liste senden Sie bitte keine E-Mails an die Liste, sondern an den jeweiligen Besitzer der Liste. Die Adresse des Listenbesitzers finden Sie auf der entsprechenden Infoseite.
  • Falls Sie folgende Meldung als Antwort auf eine E-Mail an eine Liste bekommen, sind Sie wahrscheinlich kein Mitglied der Liste oder Sie verwenden eine andere
    Absendeadresse anstatt die, mit der Sie sich in die Liste eingetragen haben.
  • Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.list.org/docs.html
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