Bei dieser Anleitung handelt es sich um eine Anleitung für eine veraltete Version des HS.R E-Mailsystems. Verbindungsparameter/Servernamen und das Aussehen der jeweiligen Anwendungen haben sich geändert

Microsoft Outlook als HS.R Exchange Client

Allgemeine Hinweise

  • Verwenden Sie immer die aktuellste Outlook Version mit allen bekannten Servicepacks
  • Bei vorheriger Verwendung von Groupwise empfiehlt es sich ein neues Outlook Profil anzulegen.

Kontoeinrichtung

Bei der Konfiguration von Microsoft Outlook wird zwischen der Verwendung mit einem (a) angemeldeten Domänenbenutzer und (b) einem Benutzer außerhalb der Domäne HSR unterschieden.

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.

2. Beim erstmaligen Start von Outlook wird folgender Assistent gestartet, der durch zweimaliges Klicken auf „Weiter“ abgeschlossen wird:

3. Sollten Sie Outlook bereits gestartet und konfiguriert haben oder eine Novell Groupwise Installation auf dem Rechner existieren, so empfiehlt sich das Anlegen eines neuen Outlook Profiles. Dies geschieht durch Aufrufen des E-Mail Einstellungsdialoges in der Systemsteuerung: Start > Systemsteuerung (> Ggf. auf „Große Symbole“ stellen) > E-Mail > Profile anzeigen… > Profil hinzufügen > Namen des Profils vergeben (Achtung: Das neue Profil sollte anschließend als Standardprofil ausgewählt werden, Siehe „Immer dieses Profil verwenden“ in Profildialog)

4. Nun wird der Kontoerstellungsassistent geöffnet, dieser wird in den folgenden Unterkapiteln für den Domänen und nicht-Domänenbetrieb näher erläutert.

Kontoeinrichtung mit angemeldetem Domänenbenutzer

5. Der Kontoerstellungsassistent hat Ihren Benutzernamen und Ihre E-Mailadresse bereits eingetragen:

6. Durch einen Klick auf „Weiter“ werden die für den Benutzer gültigen Servereinstellungen ermittelt:

7. Durch einen Klick auf „Fertigstellen“ ist die Kontoerstellung abgeschlossen und das Konto kann mit Microsoft Outlook in vollem Umfang verwendet werden.

Kontoeinrichtung ohne angemeldeten Domänenbenutzer

5. Im Falle eines Benutzers, der sich nicht an der Domäne HSR angemeldet hat, müssen im folgenden Dialog einige Daten angegeben werden: - Name des Benutzers - E-Mailadresse - Wichtig: Verwenden Sie Ihre hs-regensburg.de Adresse (Studenten verwenden hier natürlich @stud.hs-regensburg.de, Externe @extern.hs-regensburg.de). Alte *.fh-regensburg.de Adressen werden für die Autokonfiguration leider nicht unterstützt. - Passwort des Benutzers (NDS-Kennwort)

6. Es findet nun eine Sicherheitsabfrage für eine Webseitenumleitung auf https://xmail.hs-regensburg.de statt die „Zugelassen“ werden muss:

7. Anschließend werden Sie aufgefordert Benutzername und Passwort einzugeben.

Als Benutzername verwenden sie an dieser Stelle ihren AD Benutzer „xyz12345@hs-regensburg.de“ (bzw. die veraltete Schreibweise „HSR\xyz12345“).
Verwenden sie NICHT den vorgegebenen Benutzernamen (E-Mailadresse), dies führt zu einem Fehler !

8. Nun wird Ihr Konto automatisch mit den richtigen Servereinstellungen konfiguriert:

9. Microsoft Outlook kann nun mit dem Exchange Konto verwendet werden und wird nach dem Start wieder nach Benutzername und Passwort fragen. Hier tragen Sie bitte den aus Schritt 7 bekannten Benutzer ein. Achtung: Sollten Sie die Option „Anmeldedaten speichern“ nutzen, so kann es trotzdem zu mehrmaligen Passwortabfragen kommen. Hier sollten Sie die entsprechende Option „Anmeldedaten speichern“ immer setzen. Dieser Vorgang lässt sich leider nicht verhindern, da Microsoft Outlook mehrmals Anmeldeinformationen zum Exchange System benötigt und diese teilweise nicht gleichzeitig speichern kann. Gleiches gilt nach einer Passwortänderung, nach der die Abfrage ebenfalls mehrmals vorkommen kann.

Zugriff auf Funktionskennung einrichten

1. Öffnen Sie die Outlook Kontoeinstellungen über einen Klick auf „Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…“

2. Wählen Sie Ihr Exchange Konto und klicken Sie auf „Ändern…“. Im folgenden Dialogfeld dann auf „Weitere Einstellungen“:

3. Im Register „Erweitert“ können nun die Funktionskennungen über einen Klick auf „Hinzufügen…“ zur Anzeige in Outlook hinzugefügt werden:

4. Nach einem Klick auf „Ok → Ok → Weiter… → Fertigstellen → Schließen“ wird das Funktionspostfach als zusätzliches Postfach in Outlook angezeigt:

Weitere Anleitungen

Lösungsmöglichkeiten für Probleme bei der Verwendung von Exchange mit Outlook

Exchange Konto reparieren

Diverse Probleme bei der Verbindung zum Exchange Server lassen sich relativ einfach durch Verwenden der Kontoreparatur in den „E-Mail“ Konteneinstellungen beheben:

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung
  2. Klicken Sie auf „E-Mail“
  3. Im folgenden Dialog auf „E-Mailkonten…“
  4. Wählen Sie das entsprechende Exchange Konto aus und klicken Sie auf „Reparieren…“
  5. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten

Exchange Konto im Online-Modus verwenden

Die Verwendung des Online-Modus wird nicht empfohlen, da in diesem Modus eine direkte Serververbindung zum Arbeiten zwingend erforderlich und die Performance von Outlook auch niedriger ist (Längere Wartezeiten/Fehlermeldungen bei Verbindungsfehlern)

Aktivieren des Online-Modus:

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung
  2. Klicken Sie auf „E-Mail“
  3. Im folgenden Dialog auf „E-Mailkonten…“
  4. Wählen Sie das entsprechende Exchange Konto aus und klicken Sie auf „Ändern…“
  5. Entfernen Sie den Haken bei „Exchange-Cache-Modus verwenden“
  6. Klicken Sie auf „Weiter“ bis der Assistent beendet ist
  7. Starten Sie Outlook neu

Bekannte Probleme bei der Verwendung von Microsoft Outlook

Passwort wird bei jeder Anmeldung verlangt

Dies ist normal sofern Sie das Passwort nicht abspeichern lassen, sollten Sie den Haken bei „Passwort speichern“ jedoch gesetzt haben so hängt das Problem mit dem Windows Anmeldetresor zusammen. Das Entfernen der gespeicherten Einträge für die Exchange Server aus dem Passwort Tresor kann hier teilweise Abhilfe schaffen. Nach dem Entfernen sollte Outlook beim nächsten Start noch ein letztes mal nach Benutzernamen und Passwort fragen.

Entfernen der Exchange Passworteinträge aus dem Windows Anmeldetresor (Windows 7)

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung über das Startmenü
  2. Klicken Sie auf Anmeldeinformationen (eventuell auf die Symboldarstellung wechseln)
  3. Entfernen Sie alle Einträge für folgende Server:
    • xmail.hs-regensburg.de
    • hs-caa.hs-regensburg.de
    • xsmtp.hs-regensburg.de

Einträge im Ordner Synchronisationsprobleme

Diese Einträge werden automatisch von Microsoft Outlook bei Problemen mit der Synchronisation mit dem Exchange Server angelegt. Sollten hier viele Einträge auftreten, so überprüfen Sie bitte den Synchronisationszustand über die OWA. Sollten Sie keine Abweichungen feststellen so handelt es sich bei den Einträgen um fehlerhafte Angaben, die Sie derzeit am besten über eine Outlook Regel automatisch löschen lassen können. An einer Lösung des Problems wird laut Microsoft Informationen derzeit gearbeitet.

Versand von Massen-E-Mails

Die früheren Probleme beim Versand von E-Mails in hoher Rate wurden im Zuge eines Sytempatches am 16.8.2012 behoben.

Es ist weiterhin möglich und von Seiten des Rechenzentrums auch empfohlen den Versand von Massen-E-Mails über den separaten SMTP Server der Hochschule Regensburg abzuwickeln. Dadurch verhindern Sie zudem Beeinträchtigungen des E-Mailverkehrs für andere Benutzer! Es ist dafür allerdings nötig ein zweites (IMAP/SMTP-)E-Mailkonto in Microsoft Outlook einzurichten, welches diesen Server auch verwendet.

Probleme bei Vergabe von Berechtigungen/Kalenderfreigaben

Sollten bei der Vergabe von Berechtigungen/Kalenderfreigaben an bestimmte Kontakte Probleme auftreten oder diese nicht möglich sein, so wird wahrscheinlich ein falscher Eintrag im lokalen Adressbuch des Benutzers verwendet. Funktionierende Berechtigungen und Kalenderfreigaben erhalten Sie nur mit Benutzern aus der Globalen Adressliste des Exchange Servers, diese muss im jeweiligen Dialog als Adressbuch ausgewählt werden („Alle Benutzer“ oder „Globale Adressliste“). Danach sollte eine Vergabe von Berechtigungen und Freigaben ohne weiteres möglich sein.

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